Laatst bijgewerkt op 11 november 2026.

Wij zijn een leverancier van smeermiddelen aan bedrijven. Om dat werk te doen verwerken wij gegevens: van de mensen die bij onze klanten werken, van bedrijven die ons nog niet kennen, en van bezoekers van onze websites. Hieronder staat wat wij verwerken, waarom, met wie wij het delen en wat je daaraan kunt doen. Over cookies gaat het cookiebeleid; over onze eigen toepassingen en hun koppelingen met Google, Meta en LinkedIn gaan de gebruiksvoorwaarden.

1. Wie wij zijn

Vlaamse Oliecentrale NV
Lierseweg 310, 2200 Herentals, België
Ondernemings- en btw-nummer BE 0408.330.408
Telefoon 014 24 88 10 · e-mail info@v-o-c.be

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in dit beleid aan bod komen.

2. Van wie wij gegevens verwerken

• Zakelijke contactpersonen bij onze klanten, prospecten en leveranciers.
• Bezoekers van v-o-c.be en voc.shop.
• Mensen die een formulier invullen: op onze website, of in een advertentie van Meta of LinkedIn.
• Klanten van de webshop.

Onze markt is professioneel. Wij richten ons niet op particulieren en niet op minderjarigen.

3. Welke gegevens

• Contactgegevens: naam, functie, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, werkadres.
• Gegevens over de zakelijke relatie: offertes, bestellingen, leveringen, facturen, betalingsgedrag, en wat wij nodig hebben om goed te adviseren — welke machines of voertuigen in gebruik zijn en welk verbruik daarbij hoort.
• Onze briefwisseling met jou, waaronder e-mail en bezoekverslagen.
• Websitegegevens: welke pagina’s bezocht werden, via welke bron, en technische gegevens zoals IP-adres, apparaat en browser.
• Bestelgegevens uit de webshop. De betaling zelf verloopt bij de betaaldienst van de webshop; wij zien je kaartgegevens niet.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens — niets over gezondheid, geloof of levensbeschouwing, politieke voorkeur, vakbondslidmaatschap, afkomst, seksuele geaardheid of biometrie — en vragen er ook niet naar.

4. Waarvoor wij ze gebruiken, en op welke grond

• Om onze afspraken uit te voeren: offertes maken, bestellingen verwerken, leveren, factureren, en je verder helpen bij vragen of klachten. Grond: de overeenkomst met jou of je bedrijf.
• Om te voldoen aan de wet: boekhouding, btw, en de verplichtingen rond productveiligheid en veiligheidsinformatiebladen. Grond: wettelijke verplichting.
• Om bedrijven te bereiken voor wie ons aanbod bedoeld is, en om onze advertenties en verkoop daarop te richten. Grond: ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke prospectie. Je kunt daar altijd bezwaar tegen maken, zonder reden.
• Om nieuwsbrieven te sturen aan wie zich daarvoor opgaf. Grond: toestemming, altijd intrekbaar via de afmeldlink of een e-mail aan ons.
• Om te meten wat werkt op onze websites en in onze advertenties. Grond: toestemming voor de cookies en meettechnieken waarvoor dat nodig is, via de cookiebanner; voor de rest ons gerechtvaardigd belang.
• Om onze systemen te beveiligen en misbruik te voorkomen. Grond: gerechtvaardigd belang.

Wij nemen geen geautomatiseerde beslissingen met gevolgen voor iemands rechten. Onze software doet voorstellen — welk bedrijf past bij ons aanbod, welk product past bij een machine — en een medewerker beslist.

5. Waar wij die gegevens vandaan halen

In de eerste plaats van jou of je bedrijf zelf. Daarnaast uit openbare bronnen, zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen en bedrijfswebsites, en van handelsinformatiebureaus die ons bedrijfs- en kredietinformatie bezorgen. Vulde je een advertentieformulier in bij Meta of LinkedIn, dan krijgen wij de gegevens die je daar zelf invulde.

6. Met wie wij ze delen

Dienstverleners die in onze opdracht werken, en die de gegevens alleen voor ons mogen gebruiken, onder een schriftelijke overeenkomst: Microsoft, voor onze e-mail en voor de servers waarop onze systemen draaien; de software achter onze webshop; de software waarmee wij nieuwsbrieven en mailings versturen; een aanbieder van taaltechnologie die ons helpt teksten en voorstellen op te stellen; onze transporteurs, voor de levering; en onze boekhouding. De volledige lijst kan je bij ons opvragen.

De advertentieplatformen Google, Meta en LinkedIn. Daar sturen wij twee dingen naartoe, en verder niets: conversiegebeurtenissen — dat er na een advertentie een aanvraag, offerte of bestelling volgde — en doelgroeplijsten van zakelijke contacten die wij wel of juist niet willen bereiken. Wij sturen géén offertes, prijsafspraken, kortingen, machineparken of verbruiksgegevens door. E-mailadressen gaan daarbij nooit leesbaar de deur uit: ze worden eerst door een onomkeerbare berekening gehaald (SHA-256), zoals de platformen het voorschrijven, zodat die alleen kunnen nagaan of ze hetzelfde adres zelf al kennen. De gebruiksvoorwaarden beschrijven dat in detail.

Overheden, wanneer de wet ons daartoe verplicht of wanneer gerechtelijke autoriteiten of politiediensten daar volgens de wettelijke bepalingen om verzoeken.

Wij verkopen, verhuren of ruilen geen persoonsgegevens, en geven ze niet door aan andere adverteerders.

7. Doorgifte buiten de Europese Unie

Onze eigen systemen draaien bij Microsoft Azure binnen de Europese Unie. Google, Meta en LinkedIn, en enkele andere dienstverleners, verwerken gegevens ook buiten de EU, in het bijzonder in de Verenigde Staten. Dat gebeurt op grond van het EU-VS Data Privacy Framework of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Hoe lang wij ze bijhouden

• Gegevens die bij onze administratie horen — bestellingen, leveringen, facturen — houden wij bij zolang de wettelijke bewaartermijnen voor boekhouding en btw dat vragen.
• Contactgegevens van klanten houden wij bij zolang de zakelijke relatie loopt.
• Contactgegevens van prospecten houden wij bij zolang zij voor ons werk nuttig zijn; blijft contact lang uit, dan verwijderen wij ze.
• Websitestatistieken houden wij samengevat bij, om jaren met elkaar te kunnen vergelijken.

9. Je rechten

Je hebt het recht om in te zien welke gegevens wij over je hebben, ze te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen, en bezwaar te maken tegen het gebruik ervan. Gaf je ons toestemming, dan kan je die op elk moment intrekken; wat wij daarvóór deden blijft geldig.

Bezwaar tegen direct marketing voeren wij altijd uit, zonder dat je het moet motiveren. Je wordt dan ook verwijderd uit de doelgroeplijsten die wij bij Google, Meta en LinkedIn hebben staan.

Stuur je vraag naar info@v-o-c.be of naar Vlaamse Oliecentrale NV, Lierseweg 310, 2200 Herentals. Zet erbij over welk e-mailadres of welk bedrijf het gaat. Wij antwoorden binnen dertig dagen. Vinden wij er samen niet uit, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Beveiliging

Onze systemen draaien bij Microsoft Azure in de Europese Unie. Medewerkers melden zich aan met hun persoonlijke Microsoft-account, krijgen rechten naargelang hun rol, en die toegang wordt gelogd. Verbindingen zijn versleuteld en de sleutels van onze koppelingen bewaren wij in een afgeschermde sleutelkluis. Van onze gegevens maken wij dagelijks een reservekopie.

11. Cookies

Welke cookies wij plaatsen en waarvoor, staat in het cookiebeleid. Je keuze kan je daar op elk moment aanpassen.

12. Wijzigingen

Veranderen onze werkwijze of de regels, dan passen wij dit beleid aan en zetten wij de nieuwe datum bovenaan. De versie die hier staat, is de geldende.

---

Privacy policy — English version

Last updated 11 November 2026. This is a translation of the Dutch text above, which prevails in case of any difference.

Who we are

Vlaamse Oliecentrale NV, Lierseweg 310, 2200 Herentals, Belgium. Company and VAT number BE 0408.330.408. Phone +32 14 24 88 10, e-mail info@v-o-c.be. We are a Belgian business-to-business supplier of lubricants and are the controller for the data described here.

Whose data, and what

We process data concerning business contacts at our customers, prospects and suppliers; visitors to v-o-c.be and voc.shop; people who complete a form on our website or in a Meta or LinkedIn advertisement; and webshop customers. Our market is professional: we do not address consumers or minors.

The data concerned: contact details (name, role, company, e-mail, telephone, work address); details of the business relationship (quotations, orders, deliveries, invoices, payment behaviour, and the equipment and consumption we need in order to advise properly); our correspondence with you, including e-mail and visit reports; website data (pages visited, source, and technical data such as IP address, device and browser); and webshop order data — payment itself is handled by the webshop’s payment provider and we do not see your card details. We process no special categories of personal data and do not ask for them.

Purposes and legal bases

To perform our agreements — quoting, ordering, delivery, invoicing and support (basis: contract). To comply with the law, including accounting, VAT and product-safety obligations (legal obligation). To reach businesses our offer is meant for and to direct our advertising and selling accordingly (legitimate interest in business prospecting; you may object at any time, without giving a reason). To send newsletters to those who subscribed (consent, withdrawable at any time). To measure what works on our websites and in our advertising (consent through the cookie banner where required; otherwise legitimate interest). To secure our systems and prevent misuse (legitimate interest). We make no automated decisions affecting anyone’s rights: our software proposes, a person decides.

Where the data comes from

Primarily from you or your company. Further from public sources such as the Belgian Crossroads Bank for Enterprises and company websites, and from commercial information bureaus providing company and credit information. If you completed a lead form on Meta or LinkedIn, we receive the details you entered there.

Who we share it with

Processors acting on our instructions under written agreement: Microsoft, for our e-mail and for the servers our systems run on; the software behind our webshop; the software we send newsletters and mailings with; a language-technology provider that helps us draft texts and proposals; our carriers, for delivery; and our accounting. The full list is available on request.

The advertising platforms Google, Meta and LinkedIn, to which we send two things and nothing further: conversion events — that a request, quotation or order followed an advertisement — and audience lists of business contacts we wish to reach or to exclude. We do not send quotations, agreed prices, discounts, equipment inventories or consumption data. E-mail addresses never leave in readable form: they first pass through an irreversible computation (SHA-256), as the platforms prescribe, so that they can only check whether they already know the same address. Our terms of service describe this in detail.

Public authorities, where the law requires it or where judicial or police authorities so request under the applicable legal provisions. We do not sell, rent or trade personal data and do not pass it to other advertisers.

Transfers outside the EU

Our own systems run on Microsoft Azure within the European Union. Google, Meta and LinkedIn, and some other providers, also process data outside the EU, in particular in the United States, on the basis of the EU-US Data Privacy Framework or the European Commission’s standard contractual clauses.

Retention

Administrative records — orders, deliveries, invoices — are kept for as long as the statutory accounting and VAT retention periods require. Customer contact details are kept for the duration of the business relationship; prospect contact details for as long as they remain useful to our work, and are deleted where contact stays absent. Website statistics are kept in aggregated form so that years can be compared.

Your rights

You have the right of access, rectification, erasure, restriction and portability, and the right to object. Where you gave consent you may withdraw it at any time, without affecting what we did beforehand. An objection to direct marketing is always acted on, without requiring a reason, and we then also remove you from the audience lists we hold at Google, Meta and LinkedIn.

Write to info@v-o-c.be or to Vlaamse Oliecentrale NV, Lierseweg 310, 2200 Herentals, Belgium, stating the e-mail address or company concerned; we answer within thirty days. You may also lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority, Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, contact@apd-gba.be.

Security, cookies and changes

Our systems run on Microsoft Azure in the European Union. Staff sign in with their personal Microsoft account, hold role-based permissions, and that access is logged; connections are encrypted, integration keys are held in a protected key vault, and we take a daily backup. Which cookies we place, and why, is set out in the cookie policy, where you can change your choice at any time. Where our practices or the rules change we amend this policy and update the date at the top; the version shown here is the one in force.